Background check: verificação de identidade e histórico com base legal

Background check é a confirmação, em fontes oficiais, de que a pessoa é quem diz ser e de que o histórico declarado é verdadeiro. Na Coodesh, ele é uma etapa que você adiciona a qualquer avaliação: o candidato informa o CPF numa tela de Verificação de Identidade, e depois a empresa executa a consulta e recebe um relatório em PDF com os dados vinculados àquele CPF, incluindo os comprovantes oficiais de cada fonte consultada. Existem três tipos de relatório: o Padrão, com dados cadastrais e verificações em fontes oficiais (antecedentes criminais só quando o cargo justificar); o de CNH, que adiciona validação da habilitação; e o de crédito. Cada um se aplica a situações diferentes, e a escolha deve seguir o que o cargo justifica.

É permitido, mas não para qualquer vaga nem para qualquer informação. A regra que a Justiça do Trabalho consolidou é a da proporcionalidade: a verificação precisa ter relação direta com as exigências do cargo. Confirmar identidade, formação e vínculos anteriores é aceito de forma ampla. Consultar antecedentes criminais e situação financeira só é aceito em funções específicas, e fora delas o Tribunal Superior do Trabalho entende que há discriminação com dano moral presumido, ou seja, o candidato não precisa provar prejuízo. A Coodesh foi desenhada para dar à empresa controle sobre o que consultar e registro de por que consultou; a decisão sobre quais cargos justificam cada tipo de verificação é da empresa, com apoio do jurídico.

Apenas quando a natureza do cargo exige. O TST fixou, em julgamento de recurso repetitivo, que a exigência de certidão de antecedentes é legítima em situações como cuidado de crianças, idosos ou pessoas vulneráveis, vigilância e segurança, porte de arma, acesso a informações sigilosas, manejo de valores e funções em que a lei impõe a verificação. Para as demais vagas, a consulta é considerada discriminatória. Na Coodesh, recomendamos que a empresa defina por escrito quais carreiras habilitam a verificação de antecedentes e restrinja a etapa de Background Check a essas avaliações, em vez de incluí-la como padrão.

Na maioria dos casos, não. A Justiça do Trabalho trata a consulta a situação de crédito de candidatos como prática discriminatória, com base na Lei 9.029/95, porque endividamento não diz nada sobre capacidade profissional. A exceção reconhecida é para cargos com responsabilidade direta sobre valores e ativos financeiros, como tesouraria, caixa e determinadas funções em instituições financeiras, e mesmo nesses casos a empresa precisa conseguir demonstrar a relação entre a função e a consulta. O relatório de Análise de Crédito da Coodesh existe para essas situações específicas. Se a vaga não se encaixa nelas, use o relatório Padrão.

O consentimento sozinho é uma base frágil em processo seletivo, porque o candidato raramente está em posição de recusar, e a LGPD exige que o consentimento seja livre. Por isso a orientação mais segura é fundamentar a verificação no legítimo interesse da empresa, com um teste de proporcionalidade documentado (por que essa vaga exige, o que será consultado, por quanto tempo o relatório fica guardado), ou no cumprimento de obrigação legal quando a lei ou o regulador do setor exige a verificação. O CPF e os dados do relatório são dados pessoais mesmo sendo de origem pública, e seguem as regras de finalidade e minimização. Na Coodesh, o candidato é informado na tela de Verificação de Identidade do que será consultado e autoriza a consulta; a empresa, como controladora, é responsável por definir a base legal e registrá-la. Recomendamos validar o fluxo com o DPO ou o jurídico antes do primeiro uso.

No fim, com finalistas. Fazer a verificação de todos os inscritos viola o princípio de minimização da LGPD e multiplica o custo sem necessidade; o relatório deve ser consultado apenas de quem está prestes a receber proposta, ou depois de proposta condicionada à verificação. Na Coodesh, a consulta não roda automaticamente: o CPF fica registrado e a empresa decide quando executar. Tecnicamente é possível consultar assim que o CPF é preenchido, mas a prática recomendada é só executar para quem avançou até a etapa final. A consulta é irreversível e consome créditos no momento da confirmação, então esse controle manual é proposital.

Durante a avaliação, o candidato encontra uma tela de Verificação de Identidade, informa o CPF e autoriza a consulta aos seus dados públicos. Quem não tem CPF brasileiro marca a opção de estrangeiro e segue sem prejuízo. O relatório vai para o painel da empresa, não para o candidato. Isso cria uma obrigação para a empresa: se alguma informação do relatório pesar na decisão, o candidato tem direito, pela LGPD, de saber quais dados foram tratados e de pedir revisão. Homônimos em processos judiciais são frequentes no Brasil, e uma menção pode não ser da pessoa. Recomendamos que a empresa dê ao candidato a chance de esclarecer antes de qualquer decisão negativa baseada no relatório, e que registre essa conversa.

A consulta é executada pelo provedor Exato Digital, especializado em verificação de dados em fontes oficiais, a partir do CPF informado pelo candidato. A Coodesh atua como operadora de dados da empresa contratante e o provedor como suboperador, o que significa que a cadeia precisa estar coberta no acordo de tratamento de dados entre a empresa e a Coodesh. O tráfego entre a Coodesh e o provedor é protegido, o PDF fica armazenado com acesso restrito aos usuários autorizados (administrador, gerente e perfil business), e o link de visualização é gerado sob demanda com tempo de expiração. Se o DPO da sua empresa precisar dos detalhes do fluxo e das fontes consultadas, o time da Coodesh fornece.

O relatório em PDF traz um indicador geral por categoria, o detalhamento de cada consulta e os recibos oficiais das fontes, que comprovam a autenticidade do que foi verificado. O resultado costuma ficar disponível em alguns minutos; em momentos de alta demanda, pode levar até 5 minutos. Os status no painel mostram se a consulta está pronta para executar, em processamento, disponível, sem créditos ou não aplicável (quando o candidato é estrangeiro). Cada candidato pode ter apenas uma consulta por avaliação, então vale executar quando a decisão estiver próxima.

O Background Check funciona por créditos contratados à parte do plano, com cota própria. O relatório Padrão consome 1 crédito; os relatórios de CNH e de Análise de Crédito consomem 2 créditos cada. Antes de executar, a plataforma mostra quantos créditos serão debitados e pede confirmação. Candidatos estrangeiros que pulam a etapa não consomem crédito. Para contratar ou recarregar créditos, fale com o time comercial ou use a área de faturamento da plataforma.